سیستم سازی در کسب و کار ها به منظور مستقل نمودن کسب و کار از خودتان/عادل سعیدی پور و محمدرضا حسینی علی آباد

سیستم سازی در کسب و کار ها به منظور مستقل نمودن کسب و کار از خودتان
سید محمدرضا حسینی علی آباد۱ و عادل سعیدی پور۲
۱ دکتری مدیریت کسب و کار، مدرس دانشگاه، کارآفرین و مدیرعامل شرکت فناوری و مهندسی پرتو صنعت طلایی
۲ مدرس دانشگاه و کارشناس شرکت فولاد خوزستان

یکی از نکات کلیدی، مهم و اساسی در هر کسب و کار، ایجاد سیستم سازی است. اگر چنانچه کسب و کار شما دارای سیستمی با اصول و قاعده مشخص باشد، کسب و کارتان قطعا موفق است. در واقع با سیستم سازی کسب و کار، شما با کار کمتر، سود بیشتری کسب می نمایید. سیستم سازی علاوه بر کسب و کارهای بزرگ، در کسب و کارهای کوچک، متوسط و استارتآپ ها نیز کاربرد و جایگاهی دارد.
دلایلی که بایستی کسب و کارهای ما سیستم سازی شود، عبارتند از:
۱. با سیستم سازی کسب و کار، شما با کار کمتر، سود بیشتری عاید شما می شود.
۲. با سیستم سازی می توانید مسئولیت کارها را به کارمندان واگذار نمایید.
۳. با سیستم سازی می توانید مسئولیت هایی به افراد خارج از سازمان واگذار کنید.
۴. با سیستم سازی شما در محل کار، وقت تان برای کارهای مهم تر آزاد می شود.
۵. با حضور کم شما در محل کار، کارها به صورت خودکار انجام می شود. این یعنی وقت بیشتری جهت استراحت و تفریح دارید.
۶. با سیستم سازی، تعادل بین زندگی کاری و زندگی شخصی، بهتر حفظ می شود.
۷. با سیستم سازی شما می توانید با دقت شاخص های کلیدی عملکرد طراحی نمایید و کار خود را ارزیابی و عیب یابی نمایید.
اصول سیستم سازی در کسب و کارها:
۱. داشتن هدف و مشخص نمودن برنامه.
سیستم بایستی هدف داشته باشد. اهدافی شوق انگیز و مکتوب. بعدش بایستی بدانیم در چه هنگامی و با چه منابعی می خواهیم به این اهداف برسیم. ضمنا پیش از شروع سیستم سازی، بایستی اهداف و برنامه های کسب و کارتان را تنظیم و تدوین کرده باشید. تمام فرآیندها بایستی هدف مشخصی داشته باشند. حتی همان طور که عرض شد، برای سیستم سازی نیز بایستی هدف و برنامه داشت.

۲. داشتن تفکر سیستمی.
تفکر سیستمی یعنی تمام اجزای فرایند بایستی به صورت منسجم در هماهنگی با هم و در جهت اهداف کل عمل نمایند. عملکرد اجزای سیستم بایستی با هم قابل جمع باشند تا به نتیجه مطلوب و مشخصی برسند.
۳. از قدرت روتین ها و دستورالعمل ها استفاده نمایید.
پس از دانستن تفکر سیستمی، فرایندهای کسب و کارتان را می توانید بیابید. و آن ها را استانداردسازی نمایید و برای آن ها دستورالعمل های پله به پله تعریف کنید.
برای اینکه فرایندهای خود را یکجا ببینید و اولویت بندی کنید، کسب و کار خود را به شکل یک نمودار درختی ترسیم نمایید. کسب و کار شما تنه درخت است و هر یک از فرایندهای اصلی، شاخه های آن ها هستند. فرایندهای فرعی هم شاخه های کوچکتر درخت هستند.
زندگی روزمره ما مملو از کارهای تکراری است که از روی عادت انجام می دهیم. در واقع این کارها، روتین شدند. در حقیقت ما به طور غریزی عادت ها و روتین ها را در بدن، روان و زندگی خود ایجاد می نماییم و از همین عادت ها استفاده می کنیم تا کارهایمان عاجل تر و یکنواخت تر انجام شود. در واقع مغز، روان و بدن ما به طور طبیعی دستورالعمل هایی می سازند تا کارها برای ما ساده تر شود.
نتیجه: برای تمام فرایندهای مهم و یا تکراری بایستی دستورالعمل داشته باشید تا در فقدان شما، به خوبی خودتان و توسط دیگران انجام گردد.
۴. توجه به تیم سازی.
افراد مهم هستند، ولی تیم ها مهم تر! افراد مجریان دستورالعمل ها و بخشی از سیستم هستند و مهم تر اینکه بایستی در قالب یک کار تیمی و به شکل هماهنگ عمل نمایند تا اهداف کلی سیستم محقق گردد. در واقع تیم سازی و ترویج مهارت کار تیمی بخشی از سیستم سازی است. ضمنا افراد تیم تان را به گونه ای انتخاب نمایید که بتوانند در کنار هم دستورالعمل ها را به خوبی اجرا نمایند.
۵. استفاده از ابزارها.
در سیستم سازی کسب و کارهای خود، جهت یافتن ابزارهای مناسب، یکایک فرایندها و وظیفه ها را در نظر بگیرید و این سوالات را از خود بپرسید:
– چگونه می توانم آن را به طور کلی حذف و یا خودکار نمایم؟
– چگونه می توانم آن را آسان تر نمایم؟
– چگونه می توانم آن را سریع تر نمایم؟
– چگونه می توانم آن را ارزان تر نمایم؟

ابزارهای کارآمد و موثر برای سیستم سازی کسب و کار خود:
WordPress: ابزار مدیریت محتوای وبسایت. برای ساختن یک وبسایت لازم نیست هزینه‌های گزافی بابت برنامه‌نویسی پرداخت کنید یا زمان طولانی برای آن به انتظار بنشینید. می‌توانید با استفاده از آن وبسایت خود را بسازید و با کمک افزونه‌های متعدد آن، تقریبا هر کاری را اتوماتیک کنید. این ابزار باعث حذف «برنامه‌نویسی» می‌شود و تمام فرایندهای «مدیریت محتوا» را آسان‌تر، سریع‌تر و ارزان‌تر می‌کند.
Hootsuite : ابزار مدیریت هم‌زمان شبکه‌های اجتماعی. فرض کنید هم‌زمان در ۵ شبکه اجتماعی مثل اینستاگرام، فیس‌بوک، تلگرام، یوتیوب و لینک‌دین فعال هستید. این ابزار به شما کمک خواهد کرد برنامه ریزی و مدیریت انتشار محتوای خود را یک‌بار انجام دهید. بنابراین موجب سریع‌تر شدن کار شما خواهد شد.
Trello : ابزار مدیریت کار تیمی. فرض کنید ۷ نفر از اعضای تیمتان روی یک پروژه کار می‌کنند. هرکدام در جاهای مختلف بخشی از کارها را برعهده دارند. هر کدام از آنها به این ابزار دسترسی دارند و گزارش فعالیت‌های خود را در آن وارد می‌کنند. شما می‌توانید همه چیز را در یک نگاه ببینید. این ابزار باعث آسان‌تر شدن «کنترل برنامه‌» و «مدیریت پروژه» می‌شود.
نتیجه کلی: با سیستم سازی کسب و کارها ما می توانیم کمتر کار کنیم و از طرفی بیشتر درآمد داشته باشیم. در واقع با سیستم سازی، خیلی از کارها را به دیگران می سپاریم و خود وقت بیشتری جهت تفکر و اندیشیدن و استراحت داریم.